UYGUNLUK KRİTERLERİ

YÜRÜRLÜKTE OLAN PROJELER

KURUMLAR ARASI ORTAKLIKLAR

• 1.Belediye ile ortak olarak yürüteceğimiz bir proje hazırlamak istiyoruz. Başvurabilir miyiz?

  
  Sabancı Vakfı, farklı alanlarda çalışan STK’ların birbirleriyle, uluslararası kuruluşlarla, kamu ve özel sektörle ortaklıklarını teşvik etmekte; Hibe Programı kapsamında yalnızca ortaklıkları bulunan projelere destek vermektedir.

  
  Projeyi yürütecek kurum Hibe Programı'na uygun gördüğü ortakla başvuruda bulunabilir. Ortaklık ilişkisinde aranan bazı özellikler aşağıdaki gibidir:

  • Ortakların projenin uygulanmasında önemli rollerinin olması
  • Ortakların proje kapsamındaki görev tanımlarını bilmeleri ve görevlerini yerine getirmeleri
  • Ortakların Sabancı Vakfı ile yapılacak görüşmelere aktif katılım sağlamaları
  • Yürütücü kurumun ortaklarını belirli aralıklarla projedeki gelişmeleri hakkında bilgilendirmesi
  • Yürütücü kurumun proje değişiklikleri konusunda ortakların görüşlerini alması
  
  
• 2. Proje ortağı proje bütçesinden faydalanabilir mi?

  Proje ortağı sağlayacağı hizmetler karşılığında proje bütçesinde öngörülen kalemlere uygun olarak ödeme alabilir. Fakat hibe miktarı yalnızca başvuran kuruma ödenir ve başvuran kurum tarafından yönetilebilir.

• 3. Bir kamu kuruluşu ile ortak yürüttüğümüz proje için alacağımız hibeyi kamu kuruluşuna aktarmak istiyoruz. Mümkün müdür?

  Hayır, projeyi yürüten kurum, fonları kendisi yönetmelidir. Kamu kurum ve kuruluşları, bu kuruluşların birimleri/müdürlükleri/şubeleri, yerel yönetimler, uluslararası kuruluşlar, Türkiye’de yerleşik olmayan sivil toplum kuruluşları ve özel şirketler projeye ortak olabilirler, ancak projeyi yürüten sivil toplum kuruluşları hibe fonlarını bu kurumların hesaplarına aktaramazlar.

• 4. Kendi kurumumuz adına bir başvuru yaparken aynı program kapsamında başvuruda bulunan başka bir kurum ile ortaklık kurmamız sakınca teşkil eder mi?

  
  Kurumunuz hem kendi adına başvuruda bulunabilir, hem de başka bir başvurunun ortakları arasında bulunabilir. Bu durum değerlendirme aşamasında iki kurum için de engel teşkil etmez. Sabancı Vakfı, farklı alanlarda çalışan STK’ların birbirleriyle, uluslararası kuruluşlarla, kamu ve özel sektörle ortaklıklarını teşvik etmekte; Hibe Programı kapsamında yalnızca ortaklıkları bulunan projeleri desteklemektedir.

• 5. Bir proje için aynı üniversitenin farklı birimlerinden ya da aynı merkezin iki farklı şubesinden birinin başvuran, diğerinin proje ortağı olarak yer alması mümkün müdür?

  
  Sabancı Vakfı Hibe Programı kapsamında yalnızca ortaklıkları bulunan projelere destek verilmesinin amaçlarından biri farklı kurumların işbirliğini teşvik etmektir. Bu nedenle projeye dahil olan her kurumun kendi tüzel kişiliği olması beklenmektedir. Aynı tüzel kişiliği paylaşan farklı şube, birim ya da fakülteler aynı projede başvuran ve ortak olarak yer alamazlar. Ancak birlikte çalışmalarında sakınca yoktur.

• 6. Proje ortağının proje için yapacağı harcamalar eş finansman olarak gösterilebilir mi?

  
  Proje ortağının proje için yapacağı harcamalara bütçede eş finansman olarak yer verilebilir.

  
  Bu harcamalar bütçede katkı kaynağı olarak diğer seçeneği işaretlenerek gösterilebilir. Ancak bu katkı projenin toplam bütçesinin %20'sinden fazla olmaz. Diğer bir deyişle, Sabancı Vakfı’ndan talep edilen hibe tutarı projenin toplam bütçesinin %80’inden az olamaz.

PROJE HAZIRLIĞI SÜRECİ

• 1. Projemizi yazarken nelere dikkat etmeliyiz?

  
  Projenizi yazmaya başlamadan önce Sabancı Vakfı web sitesini ve Hibe Programı sayfasını dikkatle inceleyiniz. Proje Başvuru Rehberi’nde bulunan uygunluk kriterlerini,öncelikleri ve başvuru sürecine yönelik açıklamaları mutlaka dikkate alınız. Başvuru Formu’nda bulunan soruları dikkatle okuyup sorulara net, açık ve doğrudan cevaplar veriniz. Başvuru Formu’nda yer alan “Faaliyet Planı” bölümündeki örneği mutlaka inceleyiniz.

• 2. Projemizi yazarken yararlanabileceğimiz kaynaklar var mıdır?

  Projenizi yazarken Proje Başvuru Rehberi’nden ve daha önce Sabancı Vakfı Hibe Programı kapsamında uygulanan projelerin çıktısı olan yayınlardan yararlanabilir, Türkiye'nin taraf olduğu uluslararası sözleşmeleri incelyebilirsiniz. Projenizin amacı ve uygulama yöntemini güncel çalışmalarla ilişkilendirmenizi öneririz.

• 3. Proje “Bütçe” kısmında “Personel Giderleri” bölümünde bulunan personel görev tanımları nasıl olmalıdır?
  
  
  • Proje Yöneticisi; proje kapsamında projenin genelini koordine eden ve yönetiminden sorumlu kişidir.
  • Proje Çalışanı; proje kapsamında uygulanan faaliyetlerde sürekli olarak görev yapan kişi/kişilerdir.
  • Danışman; proje kapsamında belirlenmiş bir veya birden fazla faaliyeti gerçekleştirmek için ve/veya belirli bir konuda uzmanlığını katmak üzere çalışan kişi/kişilerdir.
  
  
• 4. Başvuru formunun "Kurumsal Bilgiler" bölümünü doldururken merkezin/üniversitenin bilgileri mi girilmeli yoksa şubenin/birimin/araştırma merkezinin bilgileri mi?

  
  Başvuru şube, birim ya da araştırma merkezi (üniversiteler için) tarafından yapıldıysa başvuru formunun “Kurumsal Bilgiler” bölümüne kendi bilgilerini girmesi gerekmektedir.

• 5. Başvuru formunun "Kurumsal Bilgiler" bölümünde, "Kurum Personeli" ile ilgili bilgiler girilirken, tam zamanlı ama gönüllü olarak çalışan personel nasıl tanımlanmalıdır?

  
  Formun ilgili bölümündeki "tam zamanlı" ve "yarı zamanlı" ifadeleri, kurumun maaş karşılığında çalışan personeli için kullanılmaktadır. Kurumun gönüllü çalışanları, çalışma süreleri ne olursa olsun, "gönüllü" kategorisinde değerlendirilmelidir.

• 6. Projede tam zamanlı olarak görev alacak personel, aynı zamanda başka bir projede ya da kamuda/özel sektörde görev alabilir mi?

  
  Hibe Programı kapsamında desteklenen projelerde görev alacak personelin, aynı zamanda herhangi bir kurum/kuruluş veya başka bir projede de çalışıyor olması, tek başına bir sorun teşkil etmemektedir. Ancak, personelin projeye ne kadar zaman ayıracağı konusunda başvuruda belirtilen sürelere, uygulama aşamasında sadık kalınması gerekmektedir. Dolayısıyla, projede "tam zamanlı" olarak görev alacağı belirtilen bir kişinin, aynı zamanda başka bir projede görev alması fiilen mümkün olmayacaktır.

• 7. Proje personelinin ücretleri için belirlenen alt veya üst limitler var mıdır?

  
  Proje personelinin ücretleri konusunda herhangi bir alt veya üst limit bulunmamaktadır. Ancak proje bütçesi değerlendirilirken, bütçenin gerçekçi olması (kurumun mali kapasitesi ve proje fikrinin uygulanabilirliği açısından), donanım ve insan kaynakları kalemlerinin bütçenin genel dengesi gözetilerek oluşturulmuş olması, bütçede yer verilen masrafların projenin amacı ve faaliyetleri ile ilişkilendirilebilir olması önemli olacaktır.

• 8. Şube olarak başvurduğumuz projemiz için şubenin mi genel merkezin mi bütçe, gelir-gider bilanço tablosu ve faaliyet raporunu sunmamız gerekiyor?

  
  Kurum bütçesi, gelir-gider bilanço tablosu ve faaliyet raporunu yalnızca ön değerlendirmeyi geçen proje sahiplerinin Sabancı Vakfı'na iletmesi beklenmektedir.

  
  Başvuruyu kurumun şubesi yapmış ise şubenin kendi bütçesi, gelir-gider bilanço tablosu ve faaliyet raporunu göndermesi gerekmektedir. Bununla birlikte Sabancı Vakfı projeyi değerlendirme aşamasında gerekli görürse ek bilgiler talep edebilmektedir.

  
  Ön değerlendirmeyi geçen proje sahiplerinin yukarıda belirtilen belgelere ek olarak ayrıca ıslak imzalı ve kaşeli proje başvuru formu, ıslak imzalı ve kaşeli proje ortaklık formu, kurumun resmi senedi veya tüzüğü, kurumun imza sirküleri, kurumun en üst düzey yöneticisinin özgeçmişi ve önerilen proje yöneticisinin özgeçmişi ve iş tanımını göndermesi gerekmektedir.

• 9. Proje kapsamında çalışacak kişilerin Sosyal Güvenlik Kurumu'na kaydının yapılması zorunlu mudur?

  
  Proje kapsamında görev alacak proje çalışanları İş Kanunu'na tabi olacağından, başvuran kurumun yasal prosedür çerçevesinde tüm yükümlülüklerini yerine getirmesi beklenmektedir.

  
  Başka bir kurumda SGK'lı olarak çalışan ve projede bir seferlik ya da belirli aralıklarla desteğine ihtiyaç duyulan kişilerin ödemeleri ise serbest meslek makbuzu ya da gider pusulası ile gerçekleştirilebilir.

• 10. Projemizin plan aşamasında olması nedeniyle projede görev alacak tüm kişiler henüz belirlenmemiştir. Bu durum projenin değerlendirilmesinde engel teşkil eder mi?

  
  Projenin plan aşamasında projede görev alacak kişilerin olabildiğince netleştirilmesi değerlendirmenin daha kapsamlı yapılmasına imkan tanır. Bu nedenle önerilmektedir. Ancak saha çalışması henüz yapılmadığından görev alacak kişilerin belirlenememesi gibi projeye has bazı nedenler varsa, bu durum tek başına bir engel teşkil etmez.

BAŞVURU SÜRECİ

• 1. Sabancı Vakfı web sitesinden giriş yaparak, online proje başvurusu için kayıt olduk ancak, proje kodumuz e-posta adresimize ulaşmadı. Ne yapmalıyız?

  
  Kayıt aşamasını tamamladıktan sonra e-posta adresinize bir doğrulama kodu gönderilmektedir. E-postada iletilen linke doğrulama kodunu girmeniz ve hesabınızı aktive etmeniz gerekmektedir.

  
  Kayıt olurken verdiğiniz e-posta adresine aktivasyon e-postası ulaşmadıysa "junk" ve "spam" posta kutularınızı kontrol ediniz. Doğrulama kodunuz e-posta kutularınızın hiçbirinde yoksa e-posta adresini kayıt sırasında eksik/hatalı vermiş olabilirsiniz veya farklı bir sorun çıkmış olabilir. Tekrar kayıt yapmanızı öneririz.

  
  Lütfen doğrulama kodunuzu giriş sayfasında kullanırken kopyala-yapıştır yöntemini dikkatli kullanınız. Doğrulama kodunun önünde ve arkasındaki boşlukların kopyalanması durumunda sistem hata verecektir. Sisteme, doğrulama kodunuzu doğru kopyalamaya dikkat ederek giriş yapmanızı öneririz.

  
  Hesap doğrulama adımını tamamladıktan sonra proje kodunuz ayrı bir e-posta ile tarafınıza iletilecektir.

• 2. E-posta adresimize gelen proje kodu ve oluşturduğumuz şifremizle işlem yapamıyoruz. Ne yapmalıyız?

  
  Sistemin açılış sayfasında yer alan “şifremi unuttum” linkine tıklayarak yeniden şifre oluşturmanızı öneririz.

• 3. Online proje başvurusu için kullandığımız proje kodu ve oluşturduğumuz şifre daha sonra gerekli olacak mıdır?

  
  Değerlendirme sonuçları hakkında bilgi edinebilmeniz için Hibe Programı başvuruları kapanana kadar proje kodunuzu ve şifrenizi saklamanızı öneririz.

• 4. Sabancı Vakfı web sayfası üzerinden başvurumuzu gönderdik. Başvuru sürecimiz tamamlandı mı?

  
  Online Proje Başvuru Formu'ndaki tüm bölümleri tamamladığınızdan ve Kurumun En Üst Düzey Yetkili Organının Proje Başvuru Kararı’nı sisteme yüklediğinizden emin olduktan sonra sayfanın üst kısmında yer alan “Kontrol Et & Yolla” butonuna tıklamanız gerekir.

  
  Bütün bu işlemlerin sonunda proje başvurunuzun tamamlandığına dair ekran karşınıza çıkacak ve başvuru süreciniz tamamlanmış olacaktır. Bu aşamada Sabancı Vakfı’na iletmeniz gereken ek bir evrak bulunmamaktadır.

• 5. Başvurumu tamamlayamadım veya değerlendirme süreci olumsuz sonuçlandı. Başvuru formumu e-posta ile alabilir miyim?

  
  Online Başvuru Sistemi’nde tamamlanmamış ve değerlendirme süreci olumsuz sonuçlanmış proje başvuruları tarafımızca muhafaza edilmemektedir. Başvurusunu tamamlamayan kurumların proje başvuru dokümanlarını kendilerinin muhafaza etmesi beklenmektedir.

• 6. Online proje başvurusunun tamamlanması için başvuru sahibi ve proje ortağının/ortaklarının imzasını almak gerekir mi?

  
  Hayır, başvuru sahibi ve proje ortağının/ortaklarının imzası online başvurunun tamamlanması için gerekli değildir. İmzalı başvuru formu ön değerlendirmeyi geçen başvuru sahibi kurumlardan gerekli diğer ek belgelerle birlikte talep edilecektir.

• 7. “Kurumun En Üst Düzey Yetkili Organının Proje Başvuru Kararı” belgesinde adı geçen en üst düzey yetkili ile tam olarak ne kastediyorsunuz? Bu belge nasıl olmalıdır?

  
  En üst düzey yetkili, dernek, vakıf, kooperatif ve üniversitelere göre farklılık göstermektedir. Kurumunuzun kuruluş yapısına göre en üst düzey yetkili organ, Yönetim Kurulu, İcra Kurulu, Mütevelli Heyeti, Etik Kurulu ya da Rektörlük olabilmektedir.

  Proje başvuru kararı için belirlenmiş bir şablon bulunmamakla birlikte:

  • Üniversiteler için yönetim kurulu kararı ya da rektörün imzalı onay mektubunun,
  • Dernek, vakıf ve kooperatifler için yönetim kurulu kararı ya da yeterli çoğunluğun imzası ile hazırlanmış ilgili kararın karar defterindeki sayfasının kopyasının sisteme yüklenmesi beklenmektedir. Yalnızca kurum başkanının imzasını taşıyan dilekçe, mektup ya da kararlar yeterli olmayacaktır.
  
  
• 8. Aynı üniversiteden birden fazla başvuru (farklı birimlerden) olması durumunda Rektörlüğün başvuru kararları yeterli midir? Farklı birimlerden başvurulduğu için Rektörlük imzalı ek bir onay belgesine ihtiyaç var mıdır?

  
  Böyle bir durumda Rektörlüğün her proje başvurusu için ayrı Proje Başvuru Kararı’nın yüklenmesi yeterlidir. Rektörlük imzalı ayrı bir onay belgesine gerek yoktur.

• 9. Başvurumuzun ilk aşamasında tüm belgelerimizi gönderebilir miyiz?

  
  Hayır, başvurunuzun ilk aşamasında yalnızca online sistem üzerinden başvurunuzu, Kurumun En Üst Düzey Yetkili Organının Proje Başvuru Kararı'nı da ekleyerek iletmeniz gerekmektedir.

  Kurumuzla ilgili diğer evraklar, ancak ön değerlendirmeyi geçtiğinizde sizden istenecektir.

• 10. Ön değerlendirme sonuçları ne zaman açıklanacaktır?

  
  Hibe Programı değerlendirme süreci 3 aşamadan oluşmaktadır.

  • Ön elemede bilgi ve belgelerin tamlığı ile başvurunun kriterlere uygunluğu kontrol edilerek, başvuran kurumlara geri bildirimler 13 Mart 2023 tarihinde e-posta ile yapılacak, ön elemeyi geçen projeler ön değerlendirmeye alınacaktır.
  • Ön değerlendirme sonucunda uygun olan ve olmayan projelere bildirimler 10 Nisan 2023 tarihinde e-posta ile yapılacaktır.
  • Ön değerlendirmeyi geçen projeler 18 Nisan 2023 tarihine kadar ek belgelerini gönderecekler ve son değerlendirmeye alınarak sonuçlar 23 Haziran 2023 tarihinde açıklanacaktır.
  
  

  
  Yukarıda belirtilen tarihlerde ayrıca, proje kodu ve şifre ile sisteme giriş yapıldığında, sistemden proje değerlendirme sonucu hakkında bilgi alınabilecektir.

• 11. Ön değerlendirmeyi geçtik. Bundan sonra gönderilmesi beklenen belgeler nelerdir?

  
  Ön değerlendirmeyi geçen ve Değerlendirme Kurulu’na sunulacak projelerin sahiplerinin aşağıda listelenen belgeleri 18 Nisan 2023 saat 17.00’ye kadar info@sabancivakfi.org adresine göndermeleri gerekmektedir.

  • İmzalı ve Kaşeli Proje Başvuru Formu (Fotoğraf veya PDF olarak iletilebilir)
  • İmzalı ve Kaşeli Proje Ortaklık Formu (Fotoğraf veya PDF olarak iletilebilir)
  • Şube Başvurusu ise Merkez’den Alınmış Onay Mektubu
  • Kurumun Resmi Senedi veya Tüzüğü
  • Kurumun İmza Sirküleri
  • Proje Yöneticisi Özgeçmişi
  • Son 6 Ayda Alınmış Güncel Faaliyet Belgesi (Üniversiteler Hariç)
  • Gelir-Gider ve Bilanço Tablosu
  • Proje Ortaklarının Güncel Evrakları (Kamu Kurumları Hariç)
  1.     Son 6 Ayda Alınmış Güncel Faaliyet Belgesi
  2.     Vakıf/Dernek ise Resmi Senedi veya Tüzüğü, Şirket ise Kuruluş Ticaret Sicili Gazetesi’nin Kopyası
  3.     İmza Sirküleri
  
  
• 12. Sabancı Vakfı başvuru değerlendirme sürecinde alan ziyaretleri düzenleyecek midir?

  
  Başvuru değerlendirme sürecinde Sabancı Vakfı gerek görürse başvuruda bulunan projelere alan ziyareti düzenler. Bu durumda, kurum önceden bilgilendirilerek, randevu alınır.

• 13. Proje başvurumuzu gönderdikten sonra süreç nasıl işliyor?

  
  Sabancı Vakfı 20 Şubat 2023 saat 17.00 itibarıyla başvuru almaya son verecektir. Sabancı Vakfı çalışanları ve bağımsız uzmanlar tarafından alınan başvuruların sırasıyla ön eleme ve ön değerlendirilmesi yapılacaktır.

  
  Ön değerlendirmeyi geçen projelerin gerekli ek belgeleri 18 Nisan 2023 saat 17.00’ye kadar Sabancı Vakfı’na göndermesinin ardından projeler Değerlendirme Kurulu tarafından incelenecektir. Yapılan son değerlendirmelerin ardından hibe almaya hak kazanan projeler 23 Haziran 2023 tarihinde duyurulacaktır.

  2023 Hibe Programı projeleri faaliyetlerine en erken 17 Temmuz 2023 tarihinde başlayacak, faaliyetlerini en geç 12 Temmuz 2024 tarihinde sonlandıracaktır.

• 14. Hibe almaya hak kazanan projelerin hibe ödemeleri ne zaman, nasıl bir takvim doğrultusunda yapılıyor?

  
  Toplam hibenin %40’ı, kurum ile imzalanan protokolün ardından projenin başlamasını takiben 5 iş günü içinde; %40’ı kurumun ilk Ara Rapor'u eksiksiz teslim etmesi ve Rapor'un onaylanmasının ardından 1 ay içinde; geriye kalan %20’si ise kurumun protokoldeki tüm yükümlülükleri yerine getirmesi şartıyla, Son Rapor'u eksiksiz teslim etmesi ve Rapor'un onaylanmasının ardından 1 ay içinde ödenmektedir.

• 15. Sabancı Vakfı hibe alan kurumlara alan ziyaretleri düzenleyecek midir?

  
  Sabancı Vakfı hibe almaya hak kazanan kurumlara proje yürütme sürecinde belirli aralıklarla alan ziyareti düzenler.

• 16. Kurumumuzun mali kapasitesinin yetersiz olması (toplam gelirinin toplam giderinden az olması vb.) değerlendirmede olumsuz bir etki yaratır mı?

  
  Başvuran kurumun finansal istikrarı projenin seçilebilmesi açısından tek başına belirleyici olmamakla birlikte, proje değerlendirme kriterleri arasında yer almaktadır.

DAHA FAZLA BİLGİ

• 1. Burada cevabını bulamadığımız sorularımız için nereyi aramalıyız, ne yapmalıyız?

  
  Proje Başvuru Rehberi’ni inceleyebilir, bu bölümde bulunmayan sorularınızı hibe@sabancivakfi.org adresine gönderebilir ve cevaplarınızın bir hafta sonra yine bu bölüme yüklenmesini takip edebilirsiniz. Sorularınızı, e-postanızın konu satırında proje kodunuz ile birlikte, sorunuzu tarif eden açıklamayı belirterek gönderiniz.

  
  Tüm başvuru sahiplerine eşit davranmak adına sorulara direkt cevap verilmeyecektir. Sorunuzun cevabı bu sayfada yer almıyorsa, bir hafta içinde eklenecektir. Eğer sorunuzun cevabı eklenmediyse, bu sayfada veya Proje Başvuru Rehberi’nde mutlaka cevabı bulunmaktadır.